Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem

Rechtstreue ist uns wichtig; daher befassen wir uns in unseren Unternehmen systematisch mit der Aufgabe, sowohl gesetzliche, als auch interne Regelungen einzuhalten, also mit der sog. Compliance. Gleichzeitig ist uns bewusst, dass selbst das beste Compliance- Management einzelne Regelverstöße nicht verhindern kann. Das bedeutet aber nicht, dass wir solche Verstöße deshalb akzeptieren würden. Vielmehr wollen wir sie möglichst aufklären, abstellen und daraus für die Zukunft lernen. Denn nur so wird unser Compliance- Management besser und wir reduzieren für die Zukunft die Wahrscheinlichkeit weiterer Compliance-Verstöße.

Deshalb unterstützen wir die Abgabe von Hinweisen auf solche Compliance-Verstöße, die sich auf die ProServ Management GmbH, ProServ RheinErft GmbH, ProServ Instruments GmbH, ProServ Gourmet GmbH, ProServ Logistics GmbH, ProPhysio GmbH und PromAccon GmbH beziehen. Viele Hinweisgeber fürchten jedoch Repressalien, wenn sie auf Missstände hinweisen. Deshalb haben wir die Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft als unabhängigen externen Dienstleister beauftragt, die sich dazu verpflichtet, unter Wahrung der Vertraulichkeit solche Hinweise entgegenzunehmen und mit der gebotenen fachlichen Expertise objektiv nachzuverfolgen. Zugleich ist es in jeglicher Weise untersagt, Meldungen, die im guten Glauben abgegeben wurden, zu sanktionieren. Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln, dürfen somit in keiner Weise benachteiligt oder Repressalien ausgesetzt werden.

Meldeweg für Hinweisgeber

Auf der nachfolgenden Seite erreichen Sie das online-basierte Hinweisgebersystem von Warth & Klein Grant Thornton:

https://proserv-management.gt-wbs.com

Dieses System bietet Hinweisgebern die Möglichkeit, Hinweise auf Compliance-Verstöße vertraulich zu melden, auf Wunsch auch anonym. Um Hinweisen schnellstmöglich nachgehen zu können, ist es hilfreich, das dem Sachverhalt zugrundeliegende Fehlverhalten so präzise wie möglich zu beschreiben. Das Hinweisgebersystem bietet daher mittels Fragen optional eine Unterstützung bei der Bereitstellung der benötigten Informationen an. Gleichzeitig eröffnet das Hinweisgebersystem die Möglichkeit einer Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Warth & Klein Grant Thornton, bei gleichzeitiger Gewährleistung der Anonymität des Hinweisgebers, um z. B. noch offene Fragen zum Sachverhalt zu klären.

Hinter diesem Hinweisgebersystem verbergen sich keine Roboter mit automatisierten Antworteinstellungen. Vielmehr wird jeder Hinweis von qualifiziertem Fachpersonal aufgenommen und ausgewertet und anschließend in einem Fachteam beraten. Warth & Klein Grant Thornton hat sich der objektiven und fairen Aufklärung von Vorwürfen auf Compliance-Verstöße verpflichtet. Zudem wird jeder Hinweisgeber – soweit die Bearbeitung des Hinweises es zulässt – regelmäßig über die Fortschritte bei der Aufklärung des von ihm angezeigten Sachverhalts informiert.

Im Übrigen haben Hinweisgeber auch die Möglichkeit, über das Hinweisgebersystem mit Warth & Klein Grant Thornton für ein persönliches Gespräch Kontakt aufzunehmen.

Missbräuchliche Nutzung des Hinweisgebersystems

Andererseits wird ein Missbrauch des Hinweisgebersystems nicht geduldet. Wir weisen daher darauf hin, dass bewusst unwahre Behauptungen über Dritte eine Straftat darstellen können.

Datenschutz

Wir sind dem Datenschutz verpflichtet; dazu zählt auch, dass wir sämtliche Betroffenenrechte gewährleisten, einschließlich der Rechte desjenigen, gegen den der Hinweisgeber den Vorwurf eines Compliance-Verstoßes erhebt. Hierzu zählt auch das Recht, Auskunft über sämtliche im Zusammenhang mit dem Hinweis verarbeiteten personenbezogenen Daten des Betroffenen zu erteilen. In der Regel wird das Interesse des Betroffenen an der Auskunft über diese Daten solange zurückstehen, wie die Untersuchung zu dem eingegangenen Hinweis noch nicht abgeschlossen ist. Nach Abschluss der Untersuchung ist dem Auskunftsverlangen jedoch in aller Regel nachzukommen. Wir empfehlen daher allen Hinweisgebern, diesen Umstand im Rahmen der Abgabe eines Hinweises zu berücksichtigen, insbesondere dann, wenn sie anonym bleiben wollen.

Im Übrigen finden Sie weitere Informationen zum Datenschutz in der Datenschutzerklärung auf dieser Webseite.

Beschlagnahmefreiheit

Schließlich weisen wir darauf hin, dass Warth & Klein Grant Thornton hinsichtlich der über das Hinweisgebersystem oder in sonstiger Weise eingegangenen Informationen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist; diese Informationen sind jedoch im Allgemeinen nicht beschlagnahmefrei, d. h. Ermittlungs- oder sonstige Behörden können auf entsprechenden richterlichen Beschluss diese Informationen beschlagnahmen und somit darauf zugreifen.

Weitere Meldemöglichkeiten

Unabhängig vom Hinweisgebersystem besteht für all unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit, sich jederzeit mit Hinweisen an ihren Vorgesetzten oder an die zuständige Geschäftsführung zu wenden.